Схема взаимодействия трёх функциональных служб офиса (кадровой службы, IT-отдела и службы документооборота):
- Кадровая служба:
- Осуществляет найм и увольнение сотрудников;
- Ведет учет рабочего времени и оплату труда;
- Занимается обучением и развитием персонала.
- IT-отдел:
- Обеспечивает работоспособность компьютеров и программного обеспечения;
- Занимается настройкой сети и обеспечением безопасности данных;
- Поддерживает работу электронной почты и других коммуникационных систем.
- Служба документооборота:
- Осуществляет прием, регистрацию и распределение входящих документов;
- Обеспечивает хранение и архивирование документов;
- Контролирует выполнение поручений и согласование документов.
Основные точки пересечения задач:
- Кадровая служба и IT-отдел взаимодействуют при организации рабочих мест для новых сотрудников, установке необходимого программного обеспечения и обеспечении доступа к информационным ресурсам.
- IT-отдел и служба документооборота сотрудничают при обеспечении безопасности данных и эффективной передаче документов через сеть.
Потоки информации между службами:
- Кадровая служба передает информацию об изменениях в штате сотрудников IT-отделу для обеспечения доступа к информационным ресурсам.
- IT-отдел передает информацию о неисправностях оборудования или программного обеспечения кадровой службе для принятия мер по устранению проблем.
- Служба документооборота передает информацию о сроках и статусе выполнения поручений кадровой службе для контроля за исполнением задач.
«Узкие места», замедляющие процессы:
- Недостаточная автоматизация процессов взаимодействия между службами может привести к задержкам в передаче информации и выполнении задач.
- Недостаточная координация между службами может привести к дублированию работ и потере эффективности.
- Отсутствие четких инструкций и процедур взаимодействия между службами может привести к ошибкам и задержкам в выполнении задач.