Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и определяет состав …

документов, порядок их оформления и хранения, а также правила работы с документами в организации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводство в организации осуществляется в соответствии с действующим законодательством и внутренними документами организации.

1.2. Делопроизводство включает в себя регистрацию, учет, хранение и обеспечение доступа к документам.

1.3. Документами организации являются все письменные материалы, созданные или полученные в процессе ее деятельности.

2. Регистрация документов

2.1. Все поступающие в организацию документы подлежат регистрации в журнале регистрации документов.

2.2. В журнале регистрации документов указывается дата поступления документа, его номер, наименование, от кого поступил и кому адресован, а также краткое содержание.

2.3. После регистрации документу присваивается уникальный номер, который должен быть указан на всех копиях документа.

3. Учет документов

3.1. Все зарегистрированные документы подлежат учету в специальной книге учета документов.

3.2. В книге учета документов указывается номер документа, его наименование, дата поступления, срок исполнения, ответственный исполнитель и текущее состояние (исполнен, на исполнении, отложен и т.д.).

3.3. При передаче документа на исполнение ответственному лицу, ему выдается служебное задание с указанием срока исполнения и требованиями к выполнению.

4. Хранение документов

4.1. Документы хранятся в специально отведенных для этого помещениях или шкафах с соблюдением правил их охраны от порчи, утраты или несанкционированного доступа.

4.2. Сроки хранения документов определяются в соответствии с законодательством и внутренними документами организации.

4.3. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению или передаче в архив.

5. Работа с документами

5.1. Документы должны быть доступны для ознакомления всем сотрудникам организации, которым они необходимы для выполнения своих должностных обязанностей.

5.2. При передаче документов из одного подразделения в другое необходимо составлять акты передачи-приемки.

5.3. При работе с документами необходимо соблюдать конфиденциальность и не допускать их передачу третьим лицам без соответствующего разрешения.

6. Ответственность за документы

6.1. За сохранность и правильное оформление документов отвечают ответственные лица, назначенные руководителем организации.

6.2. Нарушение правил делопроизводства может повлечь за собой дисциплинарное или материальное взыскание в соответствии с трудовым законодательством.

6.3. Руководитель организации несет ответственность за организацию эффективной работы с документами и обеспечение их сохранности.

Эта инструкция является обязательной для всех сотрудников организации и подлежит исполнению без исключения. Любые изменения или дополнения к ней должны быть согласованы с руководством.