В администрации района выявлено дублирование функций между службой документооборота и архивным отделом. Задача — разработать проект реорганизации. Необходимо: Предложите новую структуру подразделения, объединяющего обе службы. Составьте дорожную карту внедрения изменений (этапы, сроки, ответственные). Разработайте критерии оценки успешности реформы (например, сокращение времени обработки запросов, снижение ошибок).

Новая структура подразделения, объединяющего службу документооборота и архивный отдел, может выглядеть следующим образом:

1. Департамент документационного обеспечения и архивного дела
   • Управление документооборотом
   • Управление архивным делом
   • Отдел по работе с документами
   • Отдел архивного хранения
   • Отдел по контролю и аудиту документации

Дорожная карта внедрения изменений:

Этап 1 (1-3 месяца):

• Проведение анализа текущей структуры и функций обеих служб
• Разработка новой структуры подразделения
• Утверждение новой структуры руководством

Этап 2 (4-6 месяцев):

• Подготовка кадрового состава к изменениям
• Проведение обучения сотрудников по новым процессам и стандартам работы
• Перераспределение обязанностей и функций между подразделениями

Этап 3 (7-9 месяцев):

• Постепенное объединение служб и переход на новую структуру
• Оценка эффективности новой системы
• Внесение корректив при необходимости

Критерии оценки успешности реформы могут включать:

• Сокращение времени обработки запросов на информацию
• Снижение количества ошибок в документообороте и архивировании
• Увеличение удовлетворенности пользователей услугами подразделения
• Сокращение издержек на обслуживание документации
• Улучшение доступности и удобства работы с документами для сотрудников и граждан