Употребление действительного и страдательного залога в текстах документов мотивировано необходимостью ясности и точности передачи информации. Действительный залог используется, когда важно подчеркнуть субъект, совершающий действие (например, "ваш факс получен"). Страдательный залог используется, когда важно подчеркнуть объект, на который направлено действие (например, "сроки поставки оборудования срываются"). В различных ситуациях выбор между действительным и страдательным залогом позволяет точнее выразить смысл предложения и передать информацию более четко и эффективно.