Систематизация документов в архиве происходит путем их упорядочения по определенным критериям, таким как тематика, дата, автор и т.д. Документы могут быть разделены на отдельные группы или подгруппы, что облегчает их поиск и использование.

Хранение документов в электронной форме происходит с помощью специальных программ и систем управления документами. Документы сохраняются в электронном виде на серверах или в облачных хранилищах, обеспечивая доступ к ним через интернет. Для обеспечения безопасности и целостности данных могут использоваться различные методы шифрования и резервного копирования.

Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ могут нести должностные лица, ответственные за хранение и обработку документов, а также граждане, совершившие нарушения в области архивного дела, например, незаконное уничтожение документов или несанкционированный доступ к архивному материалу. Нарушения могут влечь за собой административную или уголовную ответственность в зависимости от характера совершенного деяния.